Ausweitung der digitalen Ratsarbeit auf die Ortsratsmitglieder

Sachverhalt:

Die digitale Ratsarbeit ist für die Mitglieder des Rates der Stadt Aurich zum 01.08.2018 gänzlich eingeführt worden. Auf die Vorlage 18/029 wird verwiesen, welche als Anlage beigefügt ist. Entgegen der Vorlage ist seinerzeit die Bezuschussung auf einen Höchstbetrag von 600,- Euro angehoben worden. Der entsprechend Beschlussauszug mit Wortprotokoll ist als Anlage beigefügt.

In der konstituierenden Sitzung am 11.11.2021 ist die „Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die nach besonderen Rechtsvorschriften gebildeten Ausschüsse und die Ortsräte der Stadt Aurich vom 14.12.2017“ geändert worden. In § 24 Abs. 1 der GO ist die Nicht-Anwendbarkeit des § 2 Abs. 1, Abs. 2 S. 2 für die Ortsräte gestrichen worden. Dies dient insbesondere dazu, dass die Ortsräte auch elektronisch über das Ratsinformationssystem eingeladen werden können.

Allen Rats- und Ortsratsmitgliedern sind bereits vor Beginn der Wahlperiode am 20.10.2021 zwei Schulungen zur Nutzung der Mandatos-App angeboten worden. Am 08.11.2021 ist im Verwaltungsausschuss bereits angekündigt worden, dass neben den Ratsmitgliedern auch die Ortsratsmitglieder mit entsprechenden Endgeräten ausstatten zu wollen. Dies fand die Zustimmung der Mitglieder des Verwaltungsausschusses.

An der bisherigen Vorgehensweise aus der Vorlage 18/029 soll festgehalten werden. Die Rats- und Ortsratsmitglieder kaufen sich in Eigenverantwortung ein mobiles Endgerät. Die Stadt Aurich zahlt den Zuschuss in Höhe von maximal 600,- Euro einmal pro Wahlperiode. Der Zuschuss wird für die Rats- und Ortsratsmitglieder bis zum 30.04. des Folgejahres nach Beginn der Wahlperiode in voller Höhe gewährt. Ab Mai 2022 verringert sich der Zuschuss anteilig nach den vergangenen Monaten. Von Mai 2022 bis Oktober 2026 reduziert sich der Betrag somit anteilig auf 54 Monate bis zum Ende der Wahlperiode, entsprechend um 11,11 Euro monatlich.

Der Kauf von Endgeräten, welche bereits seit Beginn der Wahlperiode von den Ortsratsmitgliedern angeschafft worden sind, wird rückwirkend ebenfalls bezuschusst.

Bei vorzeitigem Mandatsende oder bei Beendigung der digitalen Gremienarbeit durch das Rats- oder Ortsratsmitglied ist der Zuschuss anteilig zurückzuzahlen.

Die Geräte stehen im Eigentum der Rats- und Ortsratsmitglieder und können auch privat genutzt werden. Bei Auftreten technischer Defekte etc. sind diese auf Kosten des jeweiligen Rats- und Ortsratsmitgliedes zu beheben. Die Mandatsträger sind zudem für die Datensicherheit und Datensicherung verantwortlich. Eine entsprechende Nutzungsvereinbarung ist vor der Nutzung der digitalen Ratsarbeit zu unterzeichnen.

Auf dem jeweiligen Endgerät ist die Mandatos-App für die digitale Gremienarbeit zu installieren. Neben der Mandatos-App bleibt der Sessionnet-Zugang über die städtische Internetseite bestehen, sodass die Unterlagen jederzeit auch via Notebook oder PC aufgerufen werden können.

Mit der Einführung der Tablets und der Mandatos-App werden sämtliche Unterlagen nur noch über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Die Rats- und Ortsratsmitglieder erhalten zudem bei Sitzungseinladungen per E-Mail einen Hinweis auf eingestellte Einladungen im Ratsinformationssystem.

Damit die digitale Ratsarbeit effizient genutzt werden kann, ist es erforderlich, dass möglichst eine Umstellung aller Rats- und Ortsratsmitglieder auf die digitale Ratsarbeit erfolgt.

Sollten im Einzelfall Rats- und Ortsratsmitglieder nicht auf die digitale Ratsarbeit umstellen, erfolgt die Zustellung der Ratsunterlagen wie bisher in Papierform.